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Smau milano 2012 mario varini

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  1. 1. Archivi digitaliLa digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaMario Varini 3/20/2009/05/12 Titolo della IC di Castellucchio (MN) presentazione
  2. 2. INTERNATIONAL WEBMASTERS ASSOCIATION http://www.iwa.itPartecipazioni internazionaliPrima associazione al mondo (dal1996) che raggruppa chi lavora nelWeb, sia nel settore pubblico cheprivatoObiettivo di IWA è creare rete tra isoci, partecipare allevoluzione dellaPartecipazioni nazionalirete e divulgare conoscenza tramite isoci con eventi ed iniziative media partner 3/20/20 09/05/12Archivi digitali Titolo della presentazioneA cura di Mario Varini
  3. 3. INTERNATIONAL WEBMASTERS ASSOCIATION http://www.iwa.it Perché associarsi media partner1rete tra professionisti partecipazione a gruppi di lavoro2anche internazionali convenzioni per tutela professionalità3(esempio: studi legali) quota speciale SMAU: euro 50,00 presso stand IWA 3/20/20 09/05/12A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione
  4. 4. Archivi digitali3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  5. 5. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola Il passaggio da unAmministrazione novecentesca caratterizzata dalla moltitudine di carte e timbri ad una digitalizzata e attenta al processo di rinnovamento e sburocratizzazione della Pubblica Amministrazione, trova la sua più elevata espressione nel Codice dellAmministrazione Digitale del 2011 e nel Decreto legislativo n. 150/2009.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  6. 6. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola Nasce così la consapevolezza di trovarsi al cospetto di un panorama tecnologico in continua evoluzione che genera un processo di trasformazione che influisce concretamente sui comportamenti, sulle prassi delle amministrazioni e sulla qualità dei servizi resi.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  7. 7. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola Il CAD promuove e regola la disponibilità, la gestione, laccesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dellinformazione in modalità digitale, utilizzando le tecnologie dellinformazione e della comunicazione allinterno della pubblica amministrazione e nei rapporti con i privati e...3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  8. 8. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola ...favorendo di conseguenza in unAmministrazione digitale una razionalizzazione della spesa pubblica tramite labbattimento di costi in termini realistici eliminando la carta, le attrezzature e i prodotti necessari alla sua lavorazione.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  9. 9. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola In questo contesto LI.C. di Castellucchio, per definire al meglio quali siano le attività da porre in essere ha individuato tre ambiti di intervento operativo: 1. Produzione, archiviazione e distribuzione dei documenti digitali 2. Il sito web della scuola con estensione gov.it 3. Digitalizzazione di tutte le comunicazioni con il personale.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  10. 10. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola 1. Produzione, archiviazione e distribuzione dei documenti digitali I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere e ad ottenere luso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  11. 11. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola I primi effetti del decreto “Semplifica Italia”, convertito nella legge n. 35 del 4 aprile 2012, iniziano a farsi sentire, Le parole dordine sono: autocertificazione, acquisizioni d’ufficio da parte delle Pubbliche Amministrazioni dei dati già in loro possesso o in possesso di altre P.A. scambio dei dati per via esclusivamente telematica.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  12. 12. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola In accordo con il Dirigente della mia scuola, dopo aver approfondito largomento sia in termini legali che operativi, ho predisposto un progetto per consentire alla nostra scuola di diventare una vera Amministrazione digitale www.iccastellucchio.gov.it/cad3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  13. 13. Archivi digitali3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  14. 14. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaNellarco temporale di un anno siamo riusciti a:Formare gli originali dei documenti utilizzando softwareopen source (Open Office, Libbre Office ecc.),Firmare digitalmente tutti gli atti prodotti e certificaredigitalmente tutta la corrispondenza ricevuta.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  15. 15. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaAbbiamo creato nella LAN apposite cartelle tra cuiquella della firma del Dirigente Scolastico e delDirettore dei servizi accessibili anche da remoto;tutti i documenti vengono spostati momentaneamentein queste cartelle per la firma.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  16. 16. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaAi documenti firmati digitalmente viene aggiunta dalsoftware utilizzato per la firma digitale lestensionep7m e sono pronti per il deposito in archivio.Successivamente tramite apposite funzioni eautomatismi del software darchiviazione digitale unoo più documenti potranno essere trasmessi conununica email a eventuali destinatari.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  17. 17. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaDisporre di adeguati contenitori digitali in cuiconservare i documenti originali utilizzando software eservizi dedicati alla gestione degli Archivi digitali, compresoaccesso e gestione da remoto per consentire al Dirigenteed alle figure di sistema autorizzate di reperire semprelinformazione originale; questi contenitori ospitano tutti ifile in formato p7m.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  18. 18. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaAnche i registri prodotti ed in uso negli UfficiAmministrativi, anchessi digitali, trovano la lorocollocazione in appositi contenitori dellarchivio digitale.Pubblicare legalmente i documenti in apposite aree delsito web, con particolare attenzione alle sezioni Albopretorio on-line e sezione Trasparenza.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  19. 19. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaPubblicare sul sito le circolari di servizio destinate agliutenti registrati. Il personale prende visione o manifestadirettamente la sua volontà di adesione a scioperi eassemblee con un semplice click.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  20. 20. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaTrasmettere i documenti utilizzando esclusivamenteposta elettronica ordinaria o certificata. Ogni plessoappartenente allIstituto Comprensivo di Castellucchio èdotato di una casella email per le comunicazioni ordinarie edi una casella PEC che viene utilizzata per comunicazionisoggette a protezione o di particolare rilevanza.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  21. 21. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaGarantire la privacy dei cittadini adottando adeguatemisure di sicurezza come firewall, aree della LAN e del sitoweb della scuola a protezione differenziata, trasmissione diinformazioni sensibili mediante PEC, crittografia didocumenti riservati compresa la garanzia del dirittoalloblio di informazioni personali pubblicate sul sito webdella scuola.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  22. 22. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaProteggere gli archivi digitali da eventuali disastri(Disaster recovery) Backup locali e remoti sono previsti nelcontratto stipulato con la Ditta che garantisce il servizio diarchiviazione digitale degli atti prodotti dalla scuola.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  23. 23. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaGarantire la continuità operativa a fronte di eventualidisastri che possono rendere inaccessibili i server, gliarchivi della LAN e lAlbo pretorio on-line.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  24. 24. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaNella nostra scuola, il server utilizzato per la gestionedegli utenti e dei servizi attivi sulla LAN degli UfficiAmministrativi tiene quotidianamente aggiornato unproprio clone e la copia degli archivi che contengono idocumenti in lavorazione non ancora trasferiti negli archividigitali.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  25. 25. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaI database e lo spazio web utilizzati per la gestione delsito generano automaticamente, giornalmente esettimanalmente, copie di backup e il sito realizzato con ilCMS Drupal è dotato di procedure automatiche da attivare,a seguito di interruzione del servizio, per gestire lacontinuità operativa dellAlbo pretorio on-line.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  26. 26. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola2. Il sito web della scuola con estensione gov.itLestensione gov.it garantisce lidentità istituzionale dellascuola statale sul web, consente ai siti web della PA direndere trasparente lazione amministrativa (Delibera Civit2/2012) anche mediante lattivazione dellAlbo pretorio on-line fornendo informazione legale ed originale al cittadino(pubblicità legale art.32 Legge 69/2009).3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  27. 27. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaSpesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e lenotizie vengono pubblicate in ritardo oppure devonopassare da eccessivi filtri burocratici.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  28. 28. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaAlcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri sitiweb, ma spesso manca un contatto in tempo reale conl’informazione e con gli atti amministrativi che la scuolaproduce.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  29. 29. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaÈ tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, nonsolo vetrine dove si presenta la scuola!Realizzare veri nodi informativi attraverso i quali acquisire,filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, dove far girarelinformazione e facilitare la comunicazione tra i vari"cittadini della scuola".3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  30. 30. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaViene tenuto aggiornato un calendario delle attività perconsentire al personale di essere aggiornato in tempo realesu scadenze,incontri, riunioni.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  31. 31. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaSono state create aree riservate che consentono unacomunicazione a 360° tra tutti i cittadini della scuolae tra agli utenti del servizio scolastico per comunicareagevolmente con gli uffici e con le figure di sistema.www.iccastellucchio.gov.it/contact3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  32. 32. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaTutti gli operatori scolastici sono telematicamenteraggiungibili tramite lassegnazione di apposite caselleemail istituzionali da utilizzare esclusivamente per ragionidi servizio.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  33. 33. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola3. Digitalizzazione di tutte le comunicazioni con ilpersonale.www.iccastellucchio.gov.it/procedure_attive_sul_sitoDa che parte iniziare?3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  34. 34. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaCome primo intervento abbiamo eliminato luso dellacarta in tutte le comunicazioni interne ed esterne; i FAX inentrata e in uscita (salvo emergenze o impedimentitecnologici) sono sostituiti da posta elettronica normale oPEC realizzando un risparmio di circa 10.000 fogli di carta,toner, inchiostri per stampanti, comunicazioni telefonichee... salute dei dipendenti.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  35. 35. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaMa tutto questo non è sufficiente, è necessarioadeguare i contenuti dei documenti digitali e le modalità dipubblicazione degli stessi alle indicazioni presenti nelleLinee guida per i siti web della Pubblica Amministrazioneed alle norme che regolano laccessibilità ai contenuti deisiti web e dei documenti da parte di utenti disabili(fisicamente, mentalmente, culturalmente etecnologicamente).3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  36. 36. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaSono state attivate attività di formazione rivolta atutto il personale e addestramento delle figure di sistemaaddette alla produzione alla lavorazione ed al veicolodellinformazione.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  37. 37. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaOpen point (nulla di nuovo)Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltàincontrate, ne cito solo alcune, le principali:- il divario digitale tra docenti e studenti, amministratorie cittadini;- la scarsa motivazione del personale amministrativo;3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  38. 38. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaOpen Point- paura del nuovo e del cambiamento;- le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più limitate;- le dotazioni organiche del personale sempre piùridotti- la burocrazia “delle forme”;3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  39. 39. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola… e tante altre che incontrerò lungo questo difficilepercorso, ma riuscirò certamente a superarlemigliorando sempre di più il servizio offertoallutenza.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  40. 40. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaIl vero cambiamento deve partire dalla nostramente,dobbiamo riuscire a capire che possiamo operare anchesenza avere un foglio davanti agli occhi o le scrivaniestracolme di carte.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  41. 41. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaTutto questo è stato possibile grazie allaiuto di moltioperatori scolastici in servizio nella mia scuola che mihanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte le fasidella realizzazione: dal progetto al collaudo.Tutto questo èstato possibile grazie allaiuto di molti operatori scolasticiin servizio nella mia scuola che mi hanno supportato maanche sopportato :-) in tutte le fasi della realizzazione: dalprogetto al collaudo.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  42. 42. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolail primo cambiamento deve avvenire dentro noistessi e in questa nuova dimensione digitale si è volutomantenere comunque il riferimento alla persona cercandoda un lato di promuovere la produttività ma anche diascoltare e trovare insieme soluzioni ad esigenze eproblemi che questa nuova modalità di organizzazionelavorativa ha prodotto nella segreteria scolastica.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  43. 43. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuolaTutto questo è stato possibile grazie allaiuto dimolti operatori scolastici in servizio nella mia scuola chemi hanno supportato ma anche sopportato :-) in tutte lefasi della realizzazione: dal progetto al collaudo.3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
  44. 44. Archivi digitali La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola Grazie per lattenzione:-)3/20 /20A cura di Mario Varini Archivi digitali Titolo della presentazione La digitalizzazione dei processi amministrativi a scuola
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