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ARXivar per Ulss 20. Gestione gare d'appalto

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  1. 1. Una nostra storia di successo
  2. 2. L’ Azienda L’azienda ULSS 20 di Verona è un ente pubblico che si occupa di servizi sanitari per la città di Verona e provincia. I principi nell’erogazione del servizio ai quali l’azienda si ispira sono quelli di eguaglianza, imparzialità, continuità, diritto di scelta, efficienza ed efficacia.
  3. 3. L’ Azienda 36 comuni coperti distribuiti in 4 Distretti Socio Sanitari 2400 dipendenti 800 milioni di Euro di fatturato Oltre 470.000 assistiti
  4. 4. L’ Esigenza ULSS 20 era in cerca di una soluzione per l’archiviazione e gestione dei documenti necessari a partecipare ad una gara d’appalto e di un processo di gestione, a gara assegnata, di attività, ruoli e documenti per il completamento della gara stessa secondo determinate scadenze temporali. …voleva inoltre ottimizzare l’esecuzione delle attività degli uffici coinvolti in conformità alle normative di legge… …e monitorare l’andamento e lo stato delle lavorazioni in corso ed in archivio, eventuali colli di bottiglia e/o condizioni anomale.
  5. 5. La soluzione
  6. 6. L'attività di preparazione delle gare consiste nella produzione di una serie di documenti in base alla tipologia, all'importo ed alla modalità di esecuzione della gara stessa. Un WorkFlow suggerisce quali documenti produrre, entro quali tempi, e consente di archiviarli automaticamente in fascicoli suddivisi per gara, per un immediato reperimento delle informazioni ad essa inerenti. I tempi di esecuzione delle varie attività vengono monitorati al fine di produrre i report richiesti dalla normativa. Gestione delle gare
  7. 7. Workflow Gestione delle gare
  8. 8. Workflow Procedura Aperta
  9. 9. Verifica contratti attivi Quando un contratto viene attivato è necessario verificare la sua corretta esecuzione per provvedere alla liquidazione delle fatture relative nei tempi previsti. Con la creazione di una nuova fattura, ARXivar attiva un WorkFlow che invia il documento a tutti i responsabili della relativa attività per un controllo, fornendo alla struttura approvvigionamenti una serie di viste logiche sullo stato di ogni approvazione richiesta. Un timer consente di indicare eventuali ritardi. Periodicamente il sistema verifica che il contratto non sia in scadenza: in tal caso avvisa che è necessario preparare la relativa gara.
  10. 10. Workflow Verifica contratti attivi
  11. 11. I Benefici trasversali  Miglioramento sicurezza: i documenti dematerializzati e archiviati non si possono smarrire  Governo dei processi e dei controlli  Efficientamento della collaborazione tra attori interni  Risparmio di tempo nella produzione e nella ricerca di documenti e delle informazioni in essi contenuti.  Costante monitoraggio sulla durata delle attività, sul carico di lavoro sulle persone, nell’individuazione di eventuali colli di bottiglia
  12. 12. I Benefici specifici  Efficientamento del processo Gare coinvolgendo utenti e ruoli nei momenti prestabiliti, supportandoli con la corretta documentazione  Mappatura dell’intero processo conforme alle normative di legge.  Controllo sulla corretta esecuzione dei contratti aggiudicati.  Monitoraggio sulla situazione delle pratiche in lavorazione, sulla durata delle attività e individuazione dei colli di bottiglia.  Gestione delle garanzie prestate dai fornitori
  13. 13. La parola al cliente “I benefici dell’adozione della piattaforma ARXivar riguardano sia i documenti delle gare d’appalto la cui ricerca, archiviazione e condivisione ha raggiunto livelli ottimali, sia la possibilità di tracciare la fase di esecuzione contrattuale con riferimento a tempi e documenti prodotti. ARXivar ha dato ordine e rigore alle fasi dei processi liberandoci dal peso della gestione delle tempistiche. Siamo molto contenti.” Dott.ssa Sandra Zuzzi Dirigente Responsabile Servizio Approvvigionamenti Ulss 20
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