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Il controllo di gestione nelle imprese edili

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Il documento illustra un approccio metodologico utile all'implementazione di un sistema di controllo economico di commessa per le imprese di costruzione.
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  • 1. IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLE IMPRESE EDILI Il Controllo Economico di Commessa Approccio Metodologico Autore Dott. Alessandro Pelusi Corporate Financial Advisor per la Gemino Srl Aprile 2009 Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 2. Premessa Il presente documento si prefigge l’obiettivo di illustrare un approccio metodologico operativo per la progettazione ed implementazione di un sistema di controllo economico di commessa dedicato alle aziende operanti nel settore delle costruzioni. L’elaborato, pertanto, non ha nessuna pretesa di esaustività e non si pone lo scopo di entrare nel dettaglio di ogni singolo aspetto che caratterizza un tema complesso e molto articolato. Nonostante ciò, il documento illustra un approccio operativo funzionale a qualsiasi azienda operante nel settore edile, sia essa di qualsivoglia dimensione. Un sistema di controllo di gestione, infatti, è un complesso di processi, procedure, strumenti e tecniche che supportano il processo decisionale secondo un approccio proattivo (orientato al futuro); proprio per questo, esso dovrebbe essere “tagliato su misura” in relazione alla complessità del contesto aziendale ed agli obiettivi strategici ed operativi che l’impresa si aspetta dalla sua implementazione. Nonostante ciò, l’approccio metodologico va inteso come “aspetto trasversale”, uniforme e costante per qualsiasi tipo di situazione; ecco perché è fondamentale definire i principi che lo governano e le “regole” che ne costituiscono l’essenza. Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 3. Indice 1. Definizione e caratteristiche di una commessa 2. Le fasi di gestione di una commessa 2.1. Predisposizione dell’offerta 2.2. L’organizzazione della commessa 3. I principi chiave del controllo di commessa 4. Il ruolo della contabilità analitica 5. La metodologia operative di controllo 6. La tecnica del Full Costing 7. La scomposizione della commessa 8. Esempio di WBS: il Residence “Pino Verde” 9. Il preventivo iniziale 10. La redazione del preventivo esecutivo 11. Esempio di preventivo esecutivo: il Residence “Pino Verde” 12. La redazione del preventivo aggiornato Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 4. 1. Definizione e caratteristiche di una commessa Lavorare su commessaquot; significa sviluppare e realizzare un singolo prodotto, un lotto di prodotti unici di dimensioni limitate o un progetto su specifica richiesta del cliente. In particolare, una commessa o un progetto sono, in prima approssimazione, definibili come una combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi, riuniti temporaneamente allo scopo di raggiungere obiettivi unici definiti con vincoli di tempo, costi, qualità e risorse limitate. Le caratteristiche peculiari delle produzioni su commessa, quale che ne sia l'oggetto, possono essere ricondotte alle seguenti: • le attività svolte non sono ripetitive (unicità della commessa); • la durata della realizzazione è lunga (di solito pluriennale); • la struttura organizzativa e gestionale è complessa e multifocalizzata; • le attività sono finalizzate al raggiungimento di un obiettivo predefinito in un certo lasso di tempo. Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 5. 2. Le fasi di gestione di una commessa Richiesta di offerta da parte del committente PREDISPOSIZIONE Progettazione preliminare di massima DELL’OFFERTA E ACCETTAZIONE Revisione Richiesta di modifiche Redazione piano economico - finanziario economiche Revisione Condizioni Predisposizione e presentazione dell’offerta Trattativa e accettazione ordine PROGRAMMAZIONE Progettazione esecutiva di dettaglio PROGETTAZIONE PIANIFICAZIONE Programmazione delle attività Stesura Budget di commessa (budget esecutivo) REALIZZZIONE Integrazioni Modifiche Realizzazione operativa della commessa Collaudo Consegna al cliente CHIUSURA Chiusura della commessa Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 6. 2.1. Predisposizione dell’offerta La prima fase ha inizio con la predisposizione dell'offerta, che dà seguito a una richiesta di fornitura su specifica del cliente oppure, nelle realtà che utilizzano lo strumento dell'appalto, all'indizione della gara d'appalto. A monte di questa fase vi è un'attività dell'ufficio commerciale e della direzione di produzione (se necessario), finalizzata alla predisposizione di una proposta che, oltre a essere rispondente alle richieste tecnico-qualitative del cliente, deve risultare redditizia sul piano economico. E' proprio questa fase la più critica in quanto finalizzata alla determinazione del prezzo di vendita della commessa, previa preventivazione dei costi, dei ricavi e dei margini ottenibili dall'eventuale accettazione dell'offerta da parte del cliente. Le analisi preventive non si riducono a semplici preventivi economici, ma comprendono anche valutazioni, il più possibile accurate, circa: i tempi di esecuzione, i requisiti tecnico- qualitativi richiesti, i flussi finanziari generati o assorbiti durante la vita della commessa, gli eventuali rischi di natura operativa legati ai processi fondamentali del ciclo vitale della commessa o legati a criticità del sistema ambientale di riferimento (variazioni tassi, variazioni prezzi quot;commodityquot; ecc.). Il prezzo di vendita così definito deve essere, contemporaneamente, allettante per i potenziali clienti e coerente con gli obiettivi strategico-gestionali dell'azienda. Inoltre, non deve essere solo in grado di dare adeguata copertura ai costi previsti dall'impresa per la sua realizzazione, ma deve essere anche in grado di concorrere (insieme alle altre commesse) alla remunerazione congrua dei portatori di capitale di rischio. Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 7. 2.2. L’organizzazione della commessa Nel momento in cui la commessa si trasforma da potenziale ad acquisita la si inserisce nel portafoglio ordini e si procede con la progettazione esecutiva e con la programmazione delle attività necessarie per poter realizzare la commessa, attraverso la stesura di un piano operativo che prevede: • l'individuazione di un capocommessa o project manager/leader che venga investito della responsabilità di coordinare e armonizzare le attività programmate, la cui funzione sia sempre finalizzata al raggiungimento di un obiettivo finale coerente con i dati economici, le tempistiche e le caratteristiche tecniche definite in sede di progettazione; • l'assegnazione delle responsabilità ai singoli soggetti/unità organizzative (con la creazione di eventuali unità temporanee create per il raggiungimento di uno scopo specifico come i team di progetto); • la definizione della sequenza delle fasi e delle attività di lavoro che ciascun soggetto/unità organizzativa è tenuto a eseguire, nei tempi prefissati e con l'attribuzione delle risorse tecniche, finanziarie e di altro tipo necessarie. Nel momento in cui la fase di pianificazione e programmazione di commessa è stata completata, inizia la fase centrale di gestione della commessa che è rappresentata dalla sua realizzazione esecutiva, la quale risulterà tanto più lineare e scarica di criticità, quanto più accurata sarà stata la fase della progettazione esecutiva. Durante questa fase si possono prevedere delle revisioni ai lavori, anche sulla base di richieste specifiche del cliente (alle quali segue un adeguamento anche del prezzo di vendita). Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 8. 3. I principi chiave del controllo di commessa I principi di base del controllo per produzioni su commessa sono i seguenti : Struttura delle responsabilità • Responsabilità • l'oggetto prioritario del controllo è la singola commessa; Struttura tecnico - contabile • Strumenti • i documenti di base durante tutta la fase di esecuzione e controllo sono i • Meccanismi preventivi di costo realizzati ad hoc per ogni specifica commessa; • nella preventivazione e analisi dei costi che progressivamente si Processo di funzionamento • Fasi sostengono diventa rilevante la suddivisione tra costi diretti e indiretti, piuttosto che tra costi variabili e fissi; • nelle commesse uniche e non ripetitive il meccanismo di controllo più efficace è quello orientato al futuro e maggiormente significativo in termini di tempestività delle informazioni e finalizzazione del processo di apprendimento; • il principio di assegnazione delle responsabilità è reso coerente con i meccanismi di coordinamento tipici delle strutture in oggetto; in particolare, si individuano corresponsabilità in quelle posizioni organizzative che presidiano contemporaneamente le singole attività funzionali con il coordinamento e la gestione del singolo progetto (posizioni di project manager, team di progetto ecc.); • la realizzazione del sistema di controllo prevede una molteplicità di misure di prestazione e di performance che, oltre alla dimensione delle risorse effettivamente assorbite e alle modalità di impiego delle medesime, prende in considerazione anche il controllo dei requisiti tecnico-qualitativi e quello dei tempi di realizzazione (indicatori di risultato integrati). Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 9. 4. Il ruolo della contabilità analitica Il sistema di contabilità analitica deve permettere alla direzione aziendale e ai responsabili di commessa di utilizzare con tempestività e precisione le informazioni necessarie per poter procedere nelle valutazioni di convenienza economica al momento della formulazione dei preventivi, nonché di verificare l'avanzamento dei lavori e le sue relazioni con il grado di efficienza raggiunto. Procedimento job costing La determinazione dei costi di commessa viene effettuata con il procedimento diretto o job costing attraverso il quale i costi dei fattori produttivi, preso a riferimento nel calcolo economico di commessa, sono solo quelli diretti, cioè quelli attribuibili direttamente all'oggetto di calcolo. Ciò non esclude, tuttavia, che per alcuni scopi particolari possa essere presa a riferimento una configurazione di costo pieno, comprensiva anche di una quota parte di costi comuni, attribuiti attraverso l'individuazione di un appropriato cost driver. Non si tratta, a ben vedere, di effettuare una scelta tra le due configurazioni di costo, bensì di utilizzarle congiuntamente in contesti diversi, per soddisfare scopi conoscitivi differenti; in particolare, si utilizzeranno i costi pieni ogni qual volta sia necessario orientare, in ambito direzionale, la formulazione del prezzo di vendita (pricing) e determinare il livello minimo di costo al di sotto del quale è antieconomico acquisire la commessa (variance analysis), mentre per scopi di controllo operativo sembra essere preferibile utilizzare il direct costing. Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 10. 5. La metodologia operative di controllo Come già ribadito in precedenza, la contabilità di commessa è necessaria sia per la formulazione di offerte economico – finanziarie adeguate, sia per scopi di controllo delle performance realizzate (confronto preventivo/consuntivo). Come visto, il criterio metodologico utilizzato per la costruzione della budgetizzazione di commessa è il cosiddetto criterio del job costing che viene illustrato nel grafico seguente. Determinazione del costo industriale di commessa Materiali Diretti (Materie Prime) Commessa 1 Mezzi d’opera (Mezzi Impiegati) Commessa 2 Manodopera Diretta (Operai) Commessa 3 Criterio di Costi Indiretti Comuni “localizzazione” (Dir. Comm., Dir. Amm., etc.) (capacità, attività, etc.) Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 11. 6. La tecnica del Full Costing Una volta determinato il COSTO INDUSTRIALE della commessa attraverso l’applicazione del job costing (slide precedente),al fine di formulare un prezzo remunerativo per tutti gli attori in gioco (impresa, banca e stato), occorre considerare opportunamente i seguenti elementi che compongono il prezzo finale: • Gli Interessi passivi (gestione finanziaria) • Il carico fiscale (gestione fiscale) • Il margine di profitto ONERI FISCALI Stakeholders ONERI (portatori di interesse) FINANZIARI MARGINE DI PROFITTO COSTO INDUSTRIALE PREZZO Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 12. 7. La scomposizione della commessa Per implementare correttamente un “sistematico controllo di gestione” è necessario adottare una metodologia codificata; tale metodologia è basata sullo spacchettamento della commessa oggetto di analisi. La scomposizione della commessa in quot;blocchi elementariquot; è una tecnica mediante la quale si realizza la progressiva suddivisione della commessa in sottosistemi sempre più piccoli, fino all'individuazione di pacchetti di attività (work packages) chiaramente identificabili, quantificabili e con un elevato grado di quot;familiaritàquot;. La possibilità di poter individuare chiaramente attività sempre più dettagliate e analitiche, permette di ottenere indubbi vantaggi dal punto di vista della programmabilità e della controllabilità delle condizioni tecnico-produttive ed economiche, oltre alla possibilità di assegnare a ciascuna attività elementare delle precise responsabilità organizzative. Questa analisi, detta quot;analisi mezzi-finiquot; è definita anche Work Breakdown Structure (WBS) e permette di segmentare il processo produttivo attraverso l'individuazione di singole fasi, attività o parti elementari di esecuzione per le quali si dispone di una maggiore conoscenza rispetto al progetto globale, in quanto già svolte e utilizzate per la realizzazione di commesse lavorate in passato. Nella slide successiva è illustrato graficamente il processo logico di quanto appena detto. Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 13. 8. Esempio di WBS: il Residence “Pino Verde” Progetto Residence Livello 0 - Progetto “Pino Verde” Livello 1 - Fasi 1. Fondamenta 2. Corpo Casa 3. Coperture Livello 2 - Attività 1.1 1.2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3.1 3.2 3.3 Fondaz. Solaio Muri di Tavolati Intonaci Rivestim. Intonaci Solaio Mat. solaio Tetto e cantina cantina Elevaz. Interni Esterni Facciata Esterni Copertura Copertura Pluviali Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 14. 9. Il preventivo iniziale FASE DI Proposta Tecnica Preventivazione Offerta Commerciale Elenchi materiali/ sommano Documenti tecnici Servizi di sede costi generali di base Materiali di Ingegneria Preventivo Preventivo Fabbricazione/ di offerta costi diretti d’offerta di acquisto Specifiche Costruzione/ A Cliente/consulente Montaggi costi pieni Oneri Finanziari Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 15. 10. La redazione del preventivo esecutivo Il preventivo preliminare o di offerta viene redatto generalmente prima della stipulazione contratto con il committente e rappresenta la base per la formulazione del prezzo di vendita e per il calcolo di convenienza economica. Il preventivo esecutivo, invece, viene redatto dopo l’acquisizione dell’ordine da parte del cliente e presenta un grado di analiticità maggiore rispetto al primo preventivo grazie alla disponibilità di informazioni più dettagliate e precise, acquisite dagli elementi contrattuali. E’ in questa fase che si può procedere alla programmazione dei costi per “blocchi” o “parti elementari” (silde n. 10), attraverso la definizione delle fasi operative, della sequenza temporale e della modalità di gestione degli approvvigionamenti dei fattori produttivi necessari. I valori inseriti nel preventivo esecutivo devono ragionevolmente rappresentare l’obiettivo economico da rispettare nella fase di realizzazione della commessa; essi, pertanto, costituiranno il confronto “fisso” nei controlli periodici di avanzamento della commessa, oltre che strumento guida per i soggetti responsabili coinvolti nella commessa. Il preventivo esecutivo viene redatto, dapprima, dalle singole aree di responsabilità coinvolte (progettazione, approvvigionamenti, produzione, etc.) in tempi diversi; solo successivamente tutti i soggetti coinvolti confronteranno e negozieranno i loro contenuti al fine di arrivare alla stesura di un documento definitivo. Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 16. 11. Esempio di preventivo esecutivo: “Pino Verde” WBS 440 Preventivo costo Progetto Residence “Pino Verde” 100 200 140 1. Fondamenta 2. Corpo Casa 3. Coperture 1.1 1.2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3.1 3.2 3.3 Fondaz. Solaio Muri di Tavolati Intonaci Rivestim. Intonaci Solaio Mat. solaio Tetto e cantina cantina Elevaz. Interni Esterni Facciata Esterni Copertura Copertura Pluviali 10 90 40 30 60 20 50 80 40 20 Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 17. 12. La redazione del preventivo aggiornato Durante lo stato di avanzamento dei lavori, il preventivo esecutivo, redatto prima dell'inizio delle attività esecutive, subisce continui aggiornamenti ed eventuali modifiche o correzioni in corso d'opera, dando luogo al terzo documento amministrativo di commessa: il preventivo aggiornato. Tale documento viene utilizzato per aggiornare periodicamente le previsioni di costo formulate nel budget esecutivo originario; in particolare, gli aggiornamenti possono essere realizzati: - a scadenze prestabilite, determinate a priori sulla base delle esigenze di verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi aziendali; - al termine di fasi ritenute critiche (milestone) per l'esecuzione della commessa. Il preventivo aggiornato svolge un ruolo fondamentale nel controllo quot;orientato al futuroquot; delle singole commesse, in quanto permette di riformulare continuamente le quot;previsioni a finirequot; durante lo stato di avanzamento dei lavori; in particolare: - mette in evidenza i costi consuntivi a una certa data (quella dell'aggiornamento); - preventiva i costi ancora da sostenere, a finire della commessa, individuando le variazioni che probabilmente si manifesteranno (nell'ipotesi che non vengano poste in atto azioni correttive) e sulle quali è, quindi, possibile intervenire razionalmente per non intaccare le previsioni economiche e le tempistiche del preventivo esecutivo. Il preventivo aggiornato, quindi, è dato da: costi consuntivi + previsione quot;a finirequot; Finanza & Mercati, Tecnologie & Web, Strategie & Management, Energia & Ambiente, Economia & Lavoro, Sviluppo Locale & Territorio www.infoeconomia.it – redazione@infoeconomia.it
  • 18. Via Nazionale Adriatica Nord, n. 3 Complesso “POSEIDON”, Palazzo Demetra, INT. 24/B 64025 – Pineto (TE) Tel/Fax +39 085 9492417 redazione@infoeconomia.it www.infoeconomia.it
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