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Struttura di una lettera commerciale-Silvia Belli-Question&mark

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dove collocare le informazioni in una lettera commerciale
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  • 1. Lettera commercialeStruttura generale
  • 2. Posizionamento dati sul foglio A4 È rappresentato un foglio formato A4 con i margini evidenziati per limitare la zona di lavoro Lettera commerciale (lettera vera e propria) dalla zona non scrivibile (tra il margine e il limite fisico del foglio). Le caselle di testo bordate indicano la posizione e l’allineamento delle informazioni. 1
  • 3. Lettera commerciale Analisi dei singoli elementi Prima di procedere all’analisi di ogni singolo elemento che compone una lettera commerciale è bene specificare che il modello presentato è generale e si riferisce ad una impostazione classica della lettera stessa. 2
  • 4. Intestazione e piè di paginaIndicato anche come top (intestazione in alto) e bottom (piè dipagina in basso). E’ il MITTENTE. Per scrivere lettere commerciali le aziende usano la loro propria Elementi della letteracarta intestata. Il modello presentato prende in considerazine l’aspetto piùclassico di una carta intestata con il logo e di dati societari piùimportanti in alto e altri secondari come P. IVA, appartenenzaalla Camera di Commercio, capitale sociale o indirizzo completoin basso. In genere il logo aziendale e tutte le altre informazioni occupanoparte della zona non scrivibile (tra il margine superiore e inferioree il limite fisico del foglio), tutta o di più (sconfinando nell’area dilavoro – foglio). 3
  • 5. Destinatario Questo campo contiene l’indirizzo completo dell’azienda o dellapersona fisica a cui è indirizzata la lettera. Elementi della lettera4
  • 6. RiferimentiSono i riferimenti che permettono di identificare chi ha chiesto discrivere la lettera e chi la ha fisicamente scritta. Inizialiresponsabile ufficio/impiegato. Elementi della letteraPrima si inseriscono sempre in maiuscolo le iniziali delresponsabile e poi in minuscolo quelle dell’esecutore. Esempio: AR/eb Antonio Rossi – Responsabile Commerciale ed Elisa Bianchi sua segretaria. Generalmente in quest’area si inserisce anche il numero diprotocollo nel caso in cui la corrispondenza venga numerata eregistrata all’interno dell’azienda.5
  • 7. Evidenza personaPresente se la lettera deve essere indirizzata all’attenzione di unapersona in particolare, per metterlo in evidenza. Elementi della letteraEsempio:Alla cortese attenzione del Dott. Rossi 6
  • 8. OggettoIn sintesi esprime il contenuto della lettera, di cosa tratta. Permette rapidamente di identificarne il contenuto della lettera odi farsi un’idea delle problematiche trattate. Elementi della lettera 7
  • 9. Luogo e dataQuando si scrive una lettera, è necessario indicare luogo (città) edata (giorno, mese, anno) in cui è stata scritta la lettera. Elementi della letteraEsempio:Torino, 13 febbraio 2009.8
  • 10. A chi è indirizzataPrima di scrivere il testo della lettera con tutte le argomentazioni,ci si rivolge alla società in generale o alla persona direttamenteinteressata. Elementi della letteraSi utilizzano varie forme a seconda della situazione o della linguastraniera utilizzata. Esempio:italianoEgregi Signori,inglese Dear Sirs,franceseMessieurs,9
  • 11. Corpo del testoIl corpo del testo contiene il contenuto della lettera.Considerando l’impostazione classica è così composto: 1. frase di apertura Elementi della lettera2. esposizione dei contenuti3. frase per mantenere i contatti4. frase di chiusura con saluti10
  • 12. FirmaNome e cognome di chi ha scritto la lettera. In casi più formali o quando non si conosce personalmente ildestinatrario viene anche indicata la pozione occupata e il Elementi della letteranome azienda. Esempio:Dott. Adriano RossiResponsabile Reparto QualitàART-TEL Spa11
  • 13. AllegatiGli allegati sono documenti che vengono spediti con la lettera. L’elenco dei documenti allegati alla lettera viene indicato in fondoalla lettera stessa sotto la voce “Allegati:” Elementi della letteraEsempio:Allegati: brochure aziendale, nostro ultimo catalogo, 12
  • 14. Crediti Materiale sviluppato da Question&mark Silvia Belli – contenuti, layout e impaginazione FINE Crediti Questa presentazione può essere riprodotta nel rispetto della norma Creative Commons • Attribuzione • Non Commerciale • 2.5 Generico 13
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